Le problème que personne n’avoue
Vous avez passé 2 heures à rédiger un rapport détaillé. Maintenant il faut l’envoyer au CEO qui veut du synthétique, à l’équipe technique qui veut les détails, et aux clients qui ne comprennent pas votre jargon. Résultat ? Vous allez passer encore 1h30 à réécrire 3 versions différentes.
Franchement, c’est la pire perte de temps dans le boulot moderne. Pas parce que c’est difficile, mais parce que c’est répétitif et épuisant.
La semaine dernière, j’ai chronométré : adapter un mémo technique de 800 mots pour 4 audiences différentes m’a pris 6 minutes avec Claude. Sans lui ? J’en avais facile pour 90 minutes.
Le truc c’est que la plupart des gens utilisent Claude comme un rewriter basique. “Raccourcis ce texte”, “Simplifie ça”. Ça marche, mais vous perdez le contrôle du ton et du niveau de détail.
La technique des personnages change tout.
Comment ça marche : donnez un visage à votre audience
Au lieu de demander à Claude de “simplifier” ou “rendre plus formel”, vous allez lui donner un personnage cible ultra précis. Plus c’est concret, meilleur est le résultat.
Voici le prompt de base que j’utilise :
Adapte ce texte pour [PERSONNAGE DÉTAILLÉ].
[PERSONNAGE DÉTAILLÉ] =
- Rôle et niveau : [exemple : "directrice commerciale, 15 ans d'expérience, pas technique"]
- Ce qui l'intéresse : [exemple : "impact business, chiffres, deadlines"]
- Ce qu'elle déteste : [exemple : "jargon technique, détails d'implémentation, longs paragraphes"]
- Ton attendu : [exemple : "direct, factuel, confiant"]
- Format idéal : [exemple : "3-4 bullet points maximum, 1 phrase par idée"]
Texte original :
[VOTRE TEXTE]Bon, ça a l’air un peu lourd comme ça. Mais une fois que vous avez défini vos personnages récurrents, vous les réutilisez en 10 secondes.
Mes 4 personnages que j’utilise tout le temps
Je me suis créé une bibliothèque de 4 profils que je copie-colle selon le besoin. Ça couvre 90% de mes communications pro.
Personnage 1 : Le CEO pressé
Adapte ce texte pour mon CEO :
- Lit ses emails en marchant entre 2 réunions
- Veut savoir : quoi, pourquoi, combien, quand
- Déteste : contexte inutile, nuances, conditionnel
- Ton : direct, affirmatif, chiffré
- Format : maximum 4 lignes + 1 action concrète
Texte original :
[...]Exemple concret : j’avais un compte-rendu de 600 mots sur un problème technique qui retardait un projet. Version CEO obtenue en 20 secondes :
“Budget dépassé de 12k euros. Cause : intégration API plus complexe que prévu. Solution validée avec l’équipe tech : simplifier le périmètre, livraison maintenue au 15 mars. Décision attendue : valider l’abandon de la fonctionnalité export Excel (impact : 5% des users).”
Direct, actionable, zéro blabla.
Personnage 2 : Le client non-technique
Adapte ce texte pour un client :
- Compétent dans son domaine mais pas dans le nôtre
- Veut comprendre sans se sentir bête
- Déteste : acronymes non expliqués, "c'est simple", suppositions
- Ton : pédagogique mais pas condescendant, rassurant
- Format : étapes claires, exemples concrets, bénéfices explicites
Texte original :
[...]La semaine dernière, j’ai envoyé une explication technique sur notre API. Le client m’a répondu “merci mais je comprends rien”. J’ai repris le même texte avec ce prompt, réponse en 2 minutes. Il m’a rappelé le lendemain pour me dire qu’il avait tout compris et validait.
La diff ? Au lieu de “nous implémentons un système de cache distribué pour optimiser les requêtes”, Claude a sorti “vos utilisateurs verront les pages s’afficher 3 fois plus vite, même aux heures de pointe. C’est comme si on ajoutait des caisses express dans un supermarché”.
Voilà, ça c’est de la vraie adaptation.
Personnage 3 : L’équipe terrain opérationnelle
Adapte ce texte pour mon équipe terrain :
- Besoin d'instructions claires pour agir maintenant
- Veut savoir : quoi faire exactement, dans quel ordre, avec quoi
- Déteste : théorie, contexte stratégique, ambiguïté
- Ton : simple, impératif, encourageant
- Format : checklist actionnable, étapes numérotées, temps estimé
Texte original :
[...]J’avais une note stratégie sur le nouveau process de validation. Version équipe terrain :
*“Nouveau process à partir de lundi :
- Client envoie demande : vous la loguez dans l’onglet “Validation” (30 sec)
- Vous recevez notification auto : remplir les 4 champs obligatoires (2 min max)
- Validation : vous recevez un mail sous 24h, pas besoin de relancer
- Si refus : explication dans le champ commentaire, proposer nouvelle date
Première semaine = période test, on ajuste si besoin. Questions : canal Slack #process-validation”*
Zéro ambiguïté, tout est actionnable.
Personnage 4 : Le partenaire externe qu’il faut convaincre
Adapte ce texte pour un partenaire potentiel :
- Évalue si ça vaut le coup de collaborer
- Veut savoir : valeur ajoutée mutuelle, risques limités, quick wins possibles
- Déteste : survente, engagement flou, one-shot sans suite
- Ton : professionnel, collaboratif, win-win
- Format : bénéfices des 2 côtés, étapes progressives, porte de sortie claire
Texte original :
[...]Là j’ai adapté une proposition commerciale un peu agressive. Claude l’a transformée en vraie proposition de partenariat équilibré. Le partenaire a signé 3 semaines plus tard.
Le truc en plus : les variations rapides
Parfois vous avez besoin de tester plusieurs versions. Genre vous hésitez entre un ton ferme ou diplomatique pour un email délicat.
Prompt que j’utilise :
Donne-moi 3 versions de ce texte :
1. Version diplomatique (préserve la relation, nuance les critiques)
2. Version ferme (pose les limites clairement, pas de place au flou)
3. Version factuelle (zéro émotion, juste les faits et conséquences)
Texte original :
[...]En 40 secondes vous avez 3 options. Vous choisissez celle qui colle à votre situation.
Je fais ça systématiquement pour les emails compliqués. Ça m’évite de réécrire 15 fois le même mail en hésitant.
Ah et aussi : l’astuce de la phrase test
Un truc que je fais souvent : je donne à Claude une phrase que mon audience type utiliserait réellement.
Exemple :
Adapte ce texte pour quelqu'un qui dirait : "Écoute, moi je veux juste savoir si ça va marcher et combien ça coûte, le reste je m'en fous".
Texte original :
[...]C’est radical. Claude capte instantanément le niveau de simplification et le ton attendu.
J’ai testé avec “Explique-moi comme si j’avais 12 ans” : résultat trop infantilisant. Mais “Explique-moi comme à quelqu’un qui découvre le sujet mais qui est intelligent” : là c’est bon.
Les erreurs à éviter
Bon, faut quand même que je vous dise ce qui marche pas.
Erreur 1 : Personnage trop vague
“Adapte pour un client” = résultat générique. “Adapte pour une responsable RH de PME qui cherche à réduire le turnover et qui a un budget limité” = résultat ciblé.
Erreur 2 : Oublier le format
Si vous précisez pas, Claude va sortir des paragraphes. Alors que parfois vous voulez juste 3 bullets, ou un tableau, ou un email de 5 lignes max.
Toujours spécifier le format attendu.
Erreur 3 : Pas tester le résultat
Des fois Claude se plante sur le ton. Surtout sur les trucs délicats. Relisez, ajustez si besoin. C’est quand même 10 fois plus rapide que de partir de zéro.
Ce que ça change concrètement
Depuis que j’utilise cette technique (ça fait 6 mois), j’ai divisé par 5 le temps passé à adapter mes textes.
Mes chiffres perso :
- Email délicat : 3 minutes au lieu de 20
- Rapport multi-audiences : 8 minutes au lieu de 90
- Proposition commerciale adaptée : 5 minutes au lieu de 45
Mais le vrai gain c’est mental. Je stresse plus avant d’écrire un truc compliqué parce que je sais que je peux tester 3 versions en 2 minutes et choisir la meilleure.
Du coup j’écris plus, je communique mieux, et je perds pas 2 heures à hésiter sur chaque formulation.
Pour commencer dès demain
- Prenez un texte que vous devez adapter cette semaine
- Définissez précisément votre audience (rôle, attentes, format)
- Collez le prompt avec votre personnage
- Ajustez si besoin en précisant mieux ce que vous voulez
La première fois ça prend 10 minutes. Après vous gardez vos personnages types et c’est automatique.
Franchement, si je devais garder qu’une seule technique Claude pour la productivité au quotidien, ce serait celle-là. Parce qu’elle marche pour tout : emails, rapports, présentations, propositions commerciales, communications internes.
Testez sur un vrai cas cette semaine, vous allez voir la différence.
